आवश्यक अभिलेख

एक प्राथमिक/ उच्च प्राथमिक विद्यालय हेतु आवश्यक अभिलेख संधारण

किसी भी स्तर के विद्यालय को समस्त रजिस्टरों व अभिलेखों का संधारण नियमानुसार करना आवश्यक है।
प्रत्येक कार्यालय में संधारित अभिलेखों की एक सूची तैयार कर अभिलेख के मुख्य आवरण पर क्रमांक संख्या, नाम, विषय , अवधि सम्बन्धित विवरण दर्ज किया जाता है । अभिलेख के प्रथम पृष्ठ पर उपलब्ध पृष्ठ संख्या का प्रामाणिकरण संस्था प्रधान द्वारा आवश्यक रूप से किया जाना चाहिए ।
अभिलेखों को उनकी परिरक्षक अवधि हेतु विद्यालय कार्यालय में सम्बन्धित अधिकारियों के अवलोकन एवम् कार्यालय कार्य हेतु सुरक्षित रखा जाना चाहिए ।
अभिलेख में अनावश्यक काँट-छाँट व उपरिलेखन न हो इसके स्थान पर गलत प्रविष्टि को काट कर पुन: लेख किया जाना चाहिए तथा पुन: लेख पर सक्षम हस्ताक्षर किए जाने चाहिए । एक उच्च प्राथमिक स्तर के विद्यालय में विभिन्न
शीर्षकानुसार निम्नलिखित अभिलेखों का संधारण किया जाता है।

सामान्य व वित्तीय लेखा सम्बन्धी

वित्तीय कार्य के सन्दर्भ में रोकड़ बही (छात्र कोष व राजकीय), शुल्क प्राप्ती रजिस्टर, छात्रवृत्ति वितरण रजिस्टर, कर्मचारियों को प्रदत ऋण व अग्रिम वसूली लेखा रजिस्टर, डाक टिकट लेखा रजिस्टर, चेक/ड्राफ्ट मनीआर्डर इत्यादि की प्राप्ति व व्यवस्थापन रजिस्टर, आहरण वितरण अधिकारी को भेजे गए व प्राप्त पास शुदा बिलों का ब्यौरा रजिस्टर, विभागीय अंकेक्षण दलों द्वारा उठाये गये एतराजों का रजिस्टर संधारित किये जाते हैं । वर्तमान में सर्व शिक्षा अभियान व अन्य परियोजनाओं द्वारा विद्यालयों को राशि प्रदान की जाती है, ऐसी राशि को मदानुसार व्यय करते हुए सम्बन्धित कार्यालय द्वारा प्रदत्त निर्देशानुसार एवम् GF & AR नियमानुसार अभिलेख संधारण किए जाने चाहिए ।

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स्थायी भण्डार पंजिका, अस्थाई लेखन सामग्री रजिस्टर, स्थाई तथा उपयोज्य सामान का
अवदान रजिस्टर, आदि ।

सामान्य अभिलेख

पत्र प्राप्ति रजिस्टर, पत्र प्रेषण पुस्तिका, पत्र वाहक पुस्तिका, अभिदर्शन पुस्तिका, निरीक्षण
पुस्तिका, आदेश रजिस्टर, स्कालर रजिस्टर, स्थानान्तरण प्रमाणपत्र पुस्तिका, विद्यालय इतिहास पत्रिका, रजिस्टरों की विषयवार सूची, प्रत्येक कक्षा एवं वर्ग हेतु पृथक छात्र उपस्थिति रजिस्टर, स्मरण पत्र जारी करने का रजिस्टर, ACR प्रेषण रजिस्टर ।

शैक्षिक अभिलेख

विद्यालय वार्षिक योजना, अध्यापक डायरी, प्रधानाध्यापक परिवीक्षण पुस्तिका, कक्षा कार्य ,गृहकार्य परिवीक्षण रजिस्टर ।

परीक्षा अभिलेख

परीक्षा परिणाम रजिस्टर, वीक्षण कार्य रजिस्टर, छात्र प्रगति रिकार्ड, परीक्षा सामग्री व्यवस्थापन रजिस्टर।

पुस्तकालय अभिलेख

पुस्तक प्राप्ति रजिस्टर, इश्यू (अवदान) रजिस्टर, विभिन्न पत्र-पत्रिकाओं का रजिस्टर, पुस्तकालय वाचनालय उपयोग हस्ताक्षर रजिस्टर, पाठकों द्वारा प्रस्तुत मांग का ब्यौरा पस्तिका।

अन्य अभिलेख

ग्राम शिक्षा बोर्ड शिक्षा रजिस्टर, ग्राम शिक्षा योजना, शिक्षा से अब भी वंचित सूची, खेलकूद, प्रतियोगिता, त्यौहार, प्रार्थना सभा आयोजन रजिस्टर, सामग्री
रजिस्टर, शिक्षण अधिगम निर्माण रजिस्टर ।

उपरोक्त के अतिरिक्त वर्तमान व्यवस्था में सम्बंधित पीईईओ नवीनतम राजकीय निर्देश/आदेश के अनुसार अन्य प्रकार के अभिलेखों के संधारण हेतु आदेशित कर सकता है।

एक संस्था प्रधान को अभिलेखों की सुरक्षा के प्रति पूर्ण जागरूक रहना चाहिए। अभिलेख परिरक्षण अवधि के उपरांत भी स्वयम के स्तर पर अभिलेख नष्ट नही करना चाहिए बल्कि इस क्रम में सक्षम अनुमति अवश्य प्राप्त करनी चाहिए।

1 thought on “आवश्यक अभिलेख

  1. प्रसूति अवकाश में वेतन सम्बंधी कोई आदेश हो तो भेजे

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